A. Definisi Manajemen
Sebelum membahas mengenai bidang-bidang kajian
manajemen, alangkah lebih baiknya jika kita mengetahui terlenih dahulu mengenai
konsep manajemen itu sendiri. Menurut Prof. Komaruddin Sastradipoera, terdapat
sembilan buah definisi manajemen yang dapat digunakan untuk memahami cakupan
kajian manajemen, diantaranya sebagai berikut:
1.
Manajemen sebagai individu
atausekelompok individu yang bertanggung jawabuntuk menganalisis, merumuskan
keputusan, dan memrakarsai tindakan yang memadaisehingga dapat menguntngkan organisasi.
2.
Manajemen sebagai suatu proses
pengalokasian masukan suatu organisasi melaui perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan agar dapat memproduksi dan memasarkan keluaran yang
dibutujkan oleh para pelanggan sehingga sasaran organisasi itu tercapai.
3.
Manajemen sebagai kegiatan
pengalokasian dan pengintegrasian masukan organisasi dari “paara pemegang
taruhan” (stakeholders) dalam suatu
lingkungan melaui fungsi-fungsi yang didasarkan pada norma-norma tertent dengan
jalan memproduksikeluaran yang dibutuhkan oleh masyarakat agar visi, misi, an
tujuan organisasi itu dapat tercapai.
4.
Manajemen sebagai sebuah sistem yang
berbentuk oleh sejumlah komponen yang beinterelasi, interaksi, dan interdepensi
secara holistik dalam mencapai tujuan.
5.
Manajemen sebgaia suatu institusi yang
berbentuk oleh proses kebudayaan yang mengelola alam pikiran dalam organisme
sosial melalui sistem informasi sehingga terbentuk suatu keyakinan,
nilai-nilai, prilaku, dan sikap yang relevan dengan visi, misi, dan tujuan institusi
tersebut.
6.
Manajemen sebagai orgsnidsdi formal
menggambarkan sejumlah posisi, wewenang, tanggung jawab, dan peranan yang
terdeferensiasi menurut pembagian tugas dalam sebua struktur organisasi yang
bergerak untuk mencapai tujuan yang efektif, efesien, inovatif, dan kompetitif.
7.
Manajemen sebagai entitas yang
menunjukan autoritas yang berkaitan dengan pemecahan masalah sesuai dengan
hierarki wewenang yang ada pada setiap anggota.
8.
Manajemen sebag kebijaksanaan
menampilakn suatu sistem kerjasama keseluruhan dan sumber dayan manusia dan
sumer daya bukan manusia untuk merealisasikan visi, misi, dan tujuan du dalam
suatu sistem tertntu.
9.
Manajemen sebagai sebuah ilmu yang
mangkaji upaya manusia untuk mencapai yujuan yang telah ditetapkan dengan
bantuan sejumlah sumber daya memalui metode yang efesien dan efektif. Karena
manajemen merupakan sebuah ilmu normatif, maka tugasnya adalah “membuat ilmu
manajemen itu menjadi amanat”.
Setelah kita melihat beberapa definisi
manajemen yang ditinjau dari beberapa aspek, maka selanjutnya adalah
mengenaibidang-bidang kajian manajmen.
B. Bidang-bidang Kajian Manajemen
Dalam
penggolangan bidang manajemen ini dapat dilihat dari sudut pandang pandang
fungsi dismping dari sudut bidang atau dapat dilihat dari sudut pandang
“wilayah” (area) manajemen. Jika dilihat dari sudut pandang wilayah atau area
manajemennya, maka bidang-bidang manajemen terbagi dalam 5 bidang kajian
manajemen, yakni: manajemen operasional, manajemen marketing, manajemen finansial,
manajemen personalia, dan manajemen perkantoran. Dalam bidang manajemen yang
satu agar berkeninambungan dengan difang kajian manajemen yang lainnya, dapat
menggunakan sebuah sistem, yakni Sistem Informasi Manajemen. Untuk lebih
jelasnya akan dijelaskan sebgaai berikut:
1.
Manajemen
Operasional
Dalam
manajemen operasi terdapat kata manajemen dan operasi tidak sedikit para ahli
yang mendefinisikan manajemen operasional. Berikut beberapa definisi menurut
para ahli:
·
Menurut Pangestu Subagyo (2000;1),
manajemen operasi adalah penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan
produksi atau operasi agar dapat dilakuakn secara efisien.
·
Menurut Edy Herjanto (2003;2),
manajemen oprasi adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif
menggunakan fungsi–fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya
secara efisien dalam rangka mencapai tujuan.
Melihat beberapa definisi tersebut kita dapat
menyimpukan bahawa, manajemen operasional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen (Leading, Planning, Organizing, dan Controlling) ke dalam kagiatan
produksi, guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan menghasilkan
sebuah atau beberapa barang atau jasa.
Dalam pelaksanaannya, manajemen operasional
berkaitan dengan beberapa kegiatan, diantaranya sebagai berikut:
a.
Analisiis operasional
Analisiis
operasional merupakan suatu bentuk rekayasa industrial yang memisah-misahkan
pekerjaan ke dalam sejumlah kegiatan fungsional dan merancang arus pekerjaan
untuk membangun urutan terjadwal yang paling efesien dalam menghasilkan produk.
b.
Rencana operasional
Rencana
operasional merupakan rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penjadwalan
operasi atau proses intern.
c.
Pengawasan operasional
Pengawasan
operasional merupakan pengaruh menejemen atas masukan dan kegiatan da!am
pelaksanaan perusahaan sehari-hari atau menurut periode waktu tertentu.
Pengawasan dilakukan dengan sistem "umpan- balik" dan sistem
"umpan-maju". Pengendalian umpan-balik (feedback control) merupakan pengendalian yang digunakan
untuk memantau dan memperbaiki kesalahan sendiri. Pengendalian umpan-balik
bertujuan untuk mengukur hasil suatu kegiatan yang
telah selesai dilaksanakan. Konsep pengendalian
umpan-balik menekankan pada pentingnya penyiapan informasi yang dapat digunakan
untuk memantau baik program maupun jadwal kegiatan (Komaruddin,
Ensiklopedia Menejemen, Bumi Aksara,
Jakarta, 1994, h.298). Sementara itu, pada pengendalian umpan-maju (feedforward control), sebelum tahap pemrosesan ataupun tahap
keluaran, masukan diperiksa dan dibandingkan dengan formula yang telah ditetapkan.
Berlainan dengan pengendalian umpan-balik, pengendalian umpan-maju menetapkan
bahwa keluaran yang tidak sesuai dengan standar disesuaikan
sebelum pemeriksaan yang dilakukan pada
produk akhir (Eiji Ogawa, Modern Production Management, Asian Productivity Organization, Tokyo, 1984)
2.
Manajemen
Marketing
Dalam bidang kajian manajemen marketing atau
manajemen pemasaran terdapat 2 kata yang memiliki arti yang berbeda tetapi
dapat dintegrasikan. Berikut adalaha beberapa definisi manajemen pemasaran, dalam
R. Ristrini, 2009:
·
Menurut Levey, S. dkk, (1994)
menyatakan bahwa pemasaran adalah analisis, perencanaan, implementasi dan
pengendalian dari program yang dirancang secara hati-hati untuk pertukaran
nilai dengan target pasar untuk mencapai tujuan organisasi.
·
Menurut Cooper, P.D., 1979 yang
dimaksud dengan pemasaran adalah kegiatan manusia yang diarahkan untuk kepuasan
keinginan dan kebutuhan melalui proses penukaran.
Dalam buku Asas-Asas Manajemen Perkantoran,
2007: 17-18, manajemen pemasaran mencangkup perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan terhadap pelaksanaan marketing perusahaan secara
menyeluruh. Menejemen marketing berhubungan dengan perumusan tujuan,
kebijaksanaan, program, dan strategi marketing, dan acapkali mencakup pula pengembangan
produk, pengorganisasian dan penyusunan staf untuk melaksanakan rencana,
menyelia operasi marketing,
dan memantau kinerja.
Menejemen marketing didukung oleh sistem
Informasi mil Sistem
informasi marketing adalah sistem
yang digunakan suatu perusahaan untuk menghimpun, menganalisis, menyimpan dan menyebarkan informasi marketing
yang relevan kepada yang memerlukan informasi tersebut melalui fungsi manajemen
perkantoran. Dalam upayanya untuk melayani pasar dengan seorang menejer
marketing memerlukan informasi (yang diproses oleh sistem informasi marketing
dalam manajemen perkantoran). Informasi yang diperlukannya, antara lain, meliputi:
a.
Informasi mengenai pelanggan dan calon pelanggan yang mencakup ciri-ciri, selera,
kebutuhan, daya-bell, kebiasaan, pikiran, nilai-nilai dan keyakinan yang
dianut, harapan, dangau hidup (way
of Life) mereka.
b.
Informasi mengenai para pesaing dan pesaing potensial yang mencakup produk
yang dijual, harga yang diminta, posisi dalam pasar, dan tindakan dan kebijakan
yang mereka lakukan, Informasi mengenai struktur pasar atau persaingan ini
merupakan informasi yang berkaitan dengan kemungkinan munculnya persaingan
bebas (lokal, nasional, atau global), persaingan monopolistik, monopoli,
duopoli, atau monopololde.
3.
Manajemen
Finansial
Menejemen finansial (secara populer
disebut juga "manajemen permodalan" atau "menejemen
keuangan") kerapkali diangggap sebagai "pusat laba"
{profit center) ketiga, karena manajemen ini sangat strategis dalam mencapai tujuan
perusahaan. Manajemen finansial merupakan bidang menejemen yang berhubungan
dengan penggunaan teknik khusus untuk mengkaji informasi dan dokumen keuangan
suatu perusahaan. Di samping itu, menejemen nini berhubungan dengan pengarahan
dan pengawasan arus dana, baik di dalam maupun di luar perusahaan itu. Untuk
itu, menejemen finansial perlu melaksanakan:
a.
Pelaporan keuangan.
Pelaporan keuangan ini dilakukan secara periodik. Laporannya meliputi posisi
keuangan suatu organisasi atau bagiannya mengenai hasil pelaksanaan, kegiatan,
dan transaksi keuangan.
b.
Ramalan keuangan.
Ramalan keuangan (financial forecasting menyajikan data futuristik (yang disebut
"informasi"), khususnya laporan keuangan yang diperkirakan akan
terjadi di waktu yang akan datang.
c.
Pengawasan keuangan.
Faktor esensial yang perlu diperhatikan dalam proses pengawasan keuangan adalah
anggaran, analisis keuangan, dan analisis impas (breakeven analysis).
Dalam
menejemen modern, setiap keputusan menejemen akan melibatkan uang. Oleh karena
itu, (Komaruddin, Menejemen Permodalan Perusahaan Modern; Suatu
Pendekatan Analitis, Bumi Aksara,
Jakarta, 1991, h.9) para eksekutif finansial memiliki peluang yang tidak
putus-putus untuk menyumbangkan pengetahuan dan informasi untuk pembuatan
keputusan melalui fungsi menejemen perkantoran. Jika demikian halnya, tujuan
eksekutif finansial adalah memanfaatkan peluang tersebut untuk menggunakan
menejemen finansial yang tepat di seluruh organisasi perusahaan.
Peranan
menejemen finansial telah berkembang sampai suatu titik di mana fungsinya
dibutuhkan dalam berpartisipasi untuk pembuatan keputusan. Bilamana cakupan
menejemen finansial didefinisikan kembali agar dapat meliputi
keputusan-keputusan yang berhubungan dengan penggunaan dan perolehan dana
adalah menjadi nyata, bahwa isi pokoknya harus berkaitan dengan masalah
bagaimana menejemen finansial tersebut harus membuat penilaian mengenai apakah
suatu perusahaan mesti mempertahankan, mengurangi, atau menaikkan investasinya
dalam segala bentuk aktiva yang membutuhkan dana perusahaan. Oleh sebab itu,
hal itu memerlukan dasar untuk menjawab tiga buah pertanyaan esensial: (1)
aktiva spesifik apakah yang mesti diperoleh perusahaan; (2) berapakan jumlah
total dana yang mesti disiapkan dan dikerahkan perusahaan- dan (3) bagaimanakah
seyogianya dana dibutuhkan Itu dibiayai? Ketiga pertanyaan esensial itu hanya
dapat dijawab secara rasional jika Informasi mengenai hal Itu absah,
signifikan, dan tepat waktu.
4.
Manajemen
Personalia
Dilihat
dari sejarah pemikiran menejemen, menejemen personalia dapat dianggap sebagai
"pusat laba" (profit centei) keempat. Menejemen personalia
mempelajari bagaimana para pengusaha atau majikan memperoleh, mengembangkan,
menggunakan, menilaif merawat, dan mempertahankan para anggota dan jenis
karyawan yang tepat. Seorang Guru Besar menejemen dari Universitas Arizona,
Amerika Serikat, Edwln B. Flippo menyatakan dalam bukunya Personnel
Management (Mc Graw-Hill International Book
Company, Auckland, 1981, h.5; Komaruddin Sastradipoera,
Menejemen Sumber Daya Manusia; Suatu Pendekatan Fungsi Operatif, Penerbit Kappa-Sigma, Bandung, 2002, hh.
12-14) bahwa fungsi-fungsi menejemen personalia
itu meliputi:
a.
Fungsi-fungsi menejerial yang
meliputi menejemen perencanaan, menejemen pengorganisasian, menejemen
pengarahan, dan menejemen pengawasan yang berkaitan dengan personalia.
b.
Fungsi-fungsi operatif yang
meliputi fungsi-fungsi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
perawatan, dan pemutusan hubungan kerja. Analisis jabatan, deskripsi jabatan,
spesifikasi jabatan, kebutuhan personalia, sumber personalia, seleksi
personalia, dan Induksi adalah beberapa hal yan9 memerlukan informasi yang sah,
signifikan, dan tepat-waktu.
Berbeda
dengan pengertian diatas, dalam Asas-Asas Manajemen Perkantoran, 2007: 20-22,
Flippo di atas, P. Ghosh dalam artikelnya & "Modern Concept of Personnel Functions"
(R.S. Dwlvedi, Manpo Management; An
Integrated Approach to Personnel Management and
Labour Relations, Prentice-Hall of India Private Limited, New Delhi, 1980, h.20) menyatakan bahwa pada garis besarnya fungsi-fungsi
pesonalia seorang menejer itu dapat diklasifikasi dalam:
a.
Perencanaan tenaga kerja, baik jangka-pendek maupun jangka-panjang.
b.
Pengorganisasian, identifikasi dan
pengelompokan pekerjaan melalui tabel, bagan organisasi, atau bagan arus;
program pelatihan dan pengembangan berdasarkan kebutuhan untuk seluruh
tingkatan personalia; dan pendelegasian tanggung-jawab dengan wewenang yang
cukup bagi tingkatan-tingkatan personalia yang berbeda.
c.
Membangun suatu tim dengan efektif
untuk mencapai sasaran dasar organisasi.
d.
Peningkatan motivasi di antara
tingkatan-tingkatan personalia yang berbeda.
e.
Pengawasan standar pelaksanaan dan
penilaian hasil terhadap sasaran.
f.
Ko-ordinasi
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan program- program personalia yang secara khusus
mengacu pada aspek-aspek hubungan masyarakat.
Dengan berubahnya paradigma dari pandangan
pekerja sebagai faktor produksi ke pandangan pekerja sebagai komponen strategis
dalam mendukung konsep keunggulan kompetitif, maka pada saat ini orang lebih
suka menyebut menejemen personalia itu dengan "menejemen sumber daya
manusia" (human resources management) yang kadang-kadang disebut pula dengan
"menejemen sumber daya Insani." Pandangan yang terakhir itu (yang
menciptakan konsep menejemen sumber daya manusia), dianggap oleh para ahli
menejemen sebagai sesuatu yang berkaitan dengan perilaku produktif dalam arti perilaku
konstruktif, kreatif, dan imajinatif dai karyawan yang hidup dalam suatu budaya
organisasi seperti tampak dari sumbangannya yang signifikan atas lingkungan
kerja.
Tentu
saja, para ahli pun berharap agar perubahan konsep itu bukan sekadar penghalusan
bahasa (eufemisme), sekadar upaya menciptakan sebuah ungkapan untuk menghibur
para karyawan yang ditelantarkan oleh revolusi industri yang lebih menghargai
modal dan teknologi.
5.
Manajemen
Perkantoran
Dalam buku Asas-Asas Manajemen Perkantoran,
2007: 22, menejemen perkantoran diketahui sebagai suatu cabang
menejemen yang berhubungan dengan pelayanan (sevice)
dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi,
perencanaan, dan pengkomunikasian yang dengan fungsi-fungsi itu menejemen
organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan
kegiatan-kegiatannya, dan mencapai sasaran-sasarannya. Melalui Sistem Informasi
Menejemen selanjutnya menejemen perkantoran mengkoordinasikan seluruh kegiatan
dalam sistem menejemen tersebut. Karena itu, para ahli menejemen hampir
seluruhnya sepakat bahwa menejemen perkantoran mempunyai fungsi sebagai
koordinator.
Dalam
buku Asas-Asas Manajemen Perkantoran, 2007: 22-23, terdapat beberapa menejemen
perkantoran yang utama, sebagai berikut:
1.
Menerima informasi.
Menejemen perkantoran yang membantu menejemen dalam pembuatan keputusan tidak
bersifat menunggu datangnya informasi. Oleh karena senantiasa terjadi perubahan
lingkungan, maka menejemen perkantoran yang berorientasi pada proses pembuatan
keputusan (yang di dalam buku ini disebut: "menejemen perkantoran
Druckeristik") harus dengan aktif mencari fakta, data, dan informasi
tersebut dari pelbagai sumber yang mungkin masih harus dicarinya.
2.
Mencatat informasi.
Segenap fakta, data, dan informasi relevan dengan visi, misi, dan tujuan
menejemen yang diterimanya itu perlu dicatat dengan rajin dalam sistem
pencatatan (reacord system) yang memadai. Dalam hal
Ini, walaupun kebiasa berkomunikasi secara lisan mempunyai efektivitas dan
efisiensi tertentu, namun pembentukan kebiasaan berkomunikasi secara tulisan
akan jauh lebih berguna, khususnya untuk keperluan kecermatan, ketepatan,
kepraktisan, serta perencanaan dan pengawasan informasi.
3.
Memproses informasi. Informasi yang bermutu dan lengkap
menjadi bahan pemrosesan informasi yang efektif sehingga penganalislsan dan
penafsirannya menjadi sesuatu yang dapat menghindarkan diri dari keputusan
spekulatif dan keputusan yang hanya didasarkan pada metode
"coba-coba" (trial
and error method).
4.
Menyajikan
informasi. Setelah informasi yang bermakna (yaitu informasi yang
relevan dengan kebutuhan dan berorientasi ke waktu yang akan datang) tersedia,
menejemen perkantoran perlu menyajikannya dengan standar metode dan prosedur
tertentu sesuai dengan hierarki (petala) menejemen yang ada dalam organisasi.
Karena itu, informasi yang perlu disajikannya tersebut hendaknya kontekstual.
5.
Merawat
aktiva. Melalui analisis dan penafsiran atas data yang dimilikinya,
menejemen perkantoran dapat memberikan informasi mengenai seluruh aktiva yang
menjadi harta suatu organisasi. Misalnya, melalui pembukuan tentang depresiasi
aktiva-tetapnya, menejemen perkantoran dapat menetapkan kapan suatu mesin perlu
diganti, kapan suatu bangunan harus direnovasi; melalui laporan marketing,
menejemen perkantoran dapat menyarankan perubahan jumlah dan mutu produk
seperti apa yang akan dijual di pasar tertentu, pesaing efektif dan potensial
dari mana yang mungkin membahayakan segmen pasar yang telah dikuasainya, dan
perubahan-perubahan teknologi apa yang harus dilakukan untuk menghadapi
perubahan permintaan di pasar, dan berapa dana yang harus disiapkan untuk
keperluan itu; dan melalui catatan personalianya, menejemen perkantoran dapat
menetapkan kapan seseorang harus dipromosikan, dimasukkan dalam program
pengembangan dan pelatihan, dimutasikan, dirotasikan, dan dipensiunkan. Dengan
cara itu, sistem informasi menejemen perkantoran dapat memberikan sumbangan
berarti bagi perawatan aktiva berupa sumber daya manusia dan aktiva berupa
bukan sumber daya manusia.
Fakta yang disusun menjadi
data kemudian diolah hingga menjadi informasi. Sistem yang mengelolanya disebut
Sistem Informasi Menejemen
(SIM). Sistem Informasi Menejemen
merupakan suatu sistem pemrosesan data spesifik yang dirancang untuk melengkapi
menejemen dengan informasi mutakhir, signifikan, dan proyektif dalam waktu yang
nyata.
Bidang menejemen yang perlu
merancang dan menerapkan SIM adalah menejemen perkantoran. Produknya dalam
bentuk informasi akan disajikan kepada fungsi-fungsi lain yang relevan da
membutuhkan. Salah satu fungsi yang memerlukan informasi tersebut adalah fungsi
kepemimpinan. Pemimpin membutuhkannya terutama untuk membuat keputusan. Karena
itulah, menejemen perkantoran modern berkaitan dengan ketatausahaan yang
mengelola informasi dengan bantuan SIM dan proses pembuatan keputusan yang
dilakukan oleh pemimpin organisasi. Itulah perbedaan penting antara menejemen
perkantoran tradisional yang hanya berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan
ketatausahaan atau pekeijaan-pekerjaan klerikal (yakni, "pekerjaan
kertas," atau pada saat ini merupakan "pekerjaan pita rekaman"
atau "pekerjaan cakram rekaman") dan menejemen perkantoran modem yang
berhubungan dengan pengelolaan informasi untuk keperluan pembuatan keputusan
yang menjadi pekerjaan strategis seorang pemimpin.